Vấn đề con người trong chuyển đổi số doanh nghiệp

Tôi đã có điều kiện tham gia và quan sát quá trình chuyển đổi số của hệ thống ngân hàng (một loại doanh nghiệp đặc biệt) trong quá trình công tác và tham gia tư vấn tại một số doanh nghiệp thì nhận thấy quá trình chuyển đổi số có một số đặc trưng sau:

Tổ chức hệ thống quản lý dữ liệu tập trung và tổ chức xử lý, kiểm soát các tác nghiệp tập trung, chuyên môn hóa làm tăng hiệu quả kinh doanh dựa trên tiết giảm chi phí quản lý mạng lưới bán hàng.

Chuyển đổi sang mô hình bán hàng đa kênh (OmniChannel Retailing – OCR) để giúp cho khách hàng tiếp cận sản phẩm bằng nhiều cách khác nhau cũng như đảm bảo tính liên tục trong mối quan hệ giữa các kênh, phát triển các dịch vụ giá trị cao, cá nhân hóa cho những khách hàng yêu cầu.

Hợp lý hóa các quy trình, đặc biệt là quá trình giao việc, giám sát thực hiện có nhiều bộ phận tham gia qua đó tăng tốc xử lý. Quản lý tốt tiến trình công việc cũng như kế hoạch hóa và tự động hóa một số tiến trình công việc.

Quá trình chuyển đổi này đã tác động lớn đến cả phần “cứng” (chiến lược kinh doanh, cơ cấu tổ chức, mô hình kinh doanh, quy trình tác nghiệp, chỉ số đo lường) và cả phần mềm (con người, văn hóa, kỹ năng) của doanh nghiệp. Đại đã số doanh nghiệp tập trung vào chuyển đổi kỹ thuật số mà không quan tâm đến chuyển đổi con người. Quá trình chuyển đổi càng lớn thì doanh nghiệp càng phải đối mặt với càng nhiều thách thức từ con người. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp phải đặt con người lên hàng đầu trong quá trình chuyển đổi số.

Dưới đây là một số việc cần thực hiện để chuyển đổi thành công:

Việc triển khai chuyển đổi số có thể bị phá hoại bởi cách làm, thói quen và có thể lợi ích ngầm trước đây. Người lao động cảm thấy bất an khi phải chuyển đổi rất nhanh sang cách làm mới đòi hỏi nhiều tri thức và kỹ năng mới. Vì vậy có rất nhiều rào cản ngầm do chính con người dựng lên.

Một trong những giải pháp mà tôi thấy rất hiệu quả là hoạt động truyền thông nội bộ thống nhất từ hội đồng quản trị, CEO, ban điều hành tới tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Thông qua các buổi hội nghị, hội thảo, đào tạo, trang tin, website nội bộ, thi đua… để nâng cao nhận thức và đồng thuận giữa các bộ phận và nhân viên. Doanh nghiệp không nên áp đặt hành vi và thói quen mới cho nhân viên mà thay vào đó cần nâng cao nhận thức về tránh nhiệm làm chủ trong nội bộ. Đặc biệt cần làm rõ mục tiêu, lý do, ý nghĩa của việc chuyển đổi số và hoàn cảnh mới cho nhân viên và người quản lý.

Việc chuyển đổi là để tạo ra những giải pháp thuận lợi cho việc hợp tác, trao quyền và giúp cho tiến trình hoạt động được nhanh hơn. Kết quả là làm tăng độ hài lòng của khách hàng và của cả nhân viên. Chuyển đổi số cũng là cơ hội để phát triển văn hóa đổi mới sáng tạo và phá bỏ những tư duy không còn phù hợp. Chỉ khi doanh nghiệp nỗ lực xây dựng văn hóa số hóa trong doanh nghiệp thì kết quả chuyển đổi mới thực sự lâu dài.

Các hoạt động truyền thông không chỉ tổ chức một lần khi khởi đầu mà còn phải duy trì trong suốt quá trình chuyển đổi. Các bản tin về chuyển đổi số cần phải đưa thông tin về quá trình chuyển đổi, kết quả và sự thay đổi tích cực của dự án đến cho mọi người.

Các nhà quản lý phải chấp nhận thử thách trong chuyển đổi số như thay đổi vai trò, trách nhiệm, cách thức tương tác trong công việc. Họ phải trở thành tấm gương cho quá trình chuyển đổi và hỗ trợ cho nhân viên thích nghi với vai trò mới. Đặc biệt, các nhà quản lý cấp trung là người chịu nhiều tác động vì quá trình số hóa làm giảm sự phân cấp trong doanh nghiệp và tập trung vào kết quả kinh doanh thay vì quy tắc hành chính.

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch lực lượng lao động trong hoàn cảnh mới (cơ cấu tổ chức mới cùng với bản mô tả công việc và yêu cầu năng lực của từng vị trí mới).Sau đó lập kế hoạch tái tuyển dụng nhân sự cũ sang hệ thống mới. Trên cơ sở đánh giá, dự báo tác động của việc tái tổ chức lại lực lượng lao động, doanh nghiệp cần lên kế hoạch đào tạo lại những lao động cần phải chuyển đổi kỹ năng.

Tuy nhiên, có một thực tế phũ phàng là doanh nghiệp thường không muốn đầu tư vào đào tạo chuyển đổi cho người lao động vì chi phí cao và có thể người lao động sau đào tạo lại xin nghỉ việc. Doanh nghiệp thường đàm phán để các nhân viên cũ không phù hợp nghỉ việc và tuyển dụng nhân viên mới. Điều này tạo nên rủi ro lớn về sự ổn định tâm lý của người lao động trong quá trình chuyển đổi số dẫn đến nghỉ việc hàng loạt gây đổ vỡ hệ thống. Chưa kể đến sự bất ổn về văn hóa doanh nghiệp nếu có sự biến động ở nhiều vị trí quản lý, đặc biệt ở các vị trí cấp cao làm cho môi trường làm việc bị ảnh hưởng xấu.

Mặt khác, do quá trình chuyển đổi số đang diễn ra nhanh ở rất nhiều doanh nghiệp nên nhu cầu và mặt bằng lương của nhân sự phù hợp với chuyển đổi số của thị trường lao động đang tăng rất cao. Hiện nay lương của nhiều vị trí công nghệ đã tăng lên 30% so với trước khi có Covid-19. Vì vậy việc đào tạo lại nguồn nhân lực hiện thời đặc biệt quan trọng trong việc ổn định tổ chức, tiết giảm chi phí và giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

Quá trình chuyển đổi số sẽ làm cho các lao động có tay nghề thấp, hiệu suất thấp hoặc kỹ năng không phù hợp có nguy cơ mất việc rất cao do trong thời gian ngắn không thể đáp ứng được yêu cầu công việc trong hoàn cảnh mới. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia thì chỉ trong vài năm tới 85% các công việc sẽ thay đổi, 27% công việc sẽ biến mất trong tương lại. Vì vậy trước xu hướng chuyển đổi số chung, bản thân người lao động cũng phải nắm bắt cơ hội thay đổi và có ý thức tự đào tạo để thích ứng với yêu cầu công việc mới.

Một trong những mục tiêu của quá trình chuyển đổi số là nâng cao sự hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp. Cải thiện sự trải nghiệm của nhân viên có nghĩa là coi sự hài lòng của nhân viên là chìa khóa cho thành công. Nhân viên hài lòng hơn sẽ giúp cho khách hàng hài lòng hơn qua đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặt nhân viên làm trọng tâm trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Chuyển đổi số phải làm cho quá trình làm việc được nhanh hơn, đơn giản hơn, rõ ràng hơn, phản hồi nhanh hơn giúp cho người lao động làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn qua đó có môi trường làm việc tốt hơn và thu nhập cao hơn. Chuyển đổi số cũng phải giúp cho người lao động được tiếp cận với mô hình làm việc mới và có cơ hội được đào tạo và phát triển, nâng cao kỹ năng phù hợp xu hướng phát triển của thị trường lao động nói chung. Doanh nghiệp cũng có môi trường để phát triển không gian số riêng như mạng xã hội nội bộ giúp cho các nhân viên gần nhau hơn, chia sẻ hợp tác với nhau tốt hơn, sáng tạo hơn.

Cũng như các bộ phận khác, bộ phân nhân sự cũng cần chuyển đổi sang hệ thống mới để phù hợp với quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý nhân sự số (eHR) giúp công tác quản lý nhân sự được tập trung, tinh gọn và phản hồi nhanh thông qua việc lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và giám sát thực thi.

Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu của đa số doanh nghiệp. Tuy nhiên công cuộc chuyển đổi số rất khó khăn, tốn kém và rủi ro cao. Chỉ khi doanh nghiệp ý thức được vai trò của nhân viên trong quá trình chuyển đổi số mới giúp công cuộc chuyển đổi này thành công.