10 bước để lãnh đạo tốt (Phần 1)

Phàm là công việc kinh doanh thì thường không có công thức A, B, C, D đúng cho tất cả các trường hợp. Tuy nhiên, không có gì diễn ra trong lãnh đạo và quản lý mà không được đề cập trong 10 bước này. Bạn hãy áp dụng sáng tạo để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững nhé.

Tầm nhìn (Visions)

Tầm nhìn không phải là một con số. Tầm nhìn là một cái gì đó thú vị, một cái gì đó đáng phấn khích. Nó tạo nguồn cảm hứng và động lực cho tất cả mọi thành viên. Nhưng điều quan trọng nhất là tầm nhìn phải được mọi người chấp nhận.

Bạn cần có một tầm nhìn rõ ràng ngay khi bắt đầu, nếu không bạn có thể dễ dàng lạc lối trong việc quyết định con đường tốt nhất của mình. Nếu bạn chụp một bức ảnh về doanh nghiệp tương lai thì nó sẽ trông như thế nào? Và bạn muốn doanh nghiệp của bạn được công nhận bởi điều gì?

Một bản tuyên bố tầm nhìn sẽ cung cấp định hướng và mô tả những gì người sáng lập muốn tổ chức đạt được trong tương lai. Mong muốn này còn rộng lớn hơn việc chỉ nhăm nhăm kiếm tiền. Khi bạn đang đưa ra các quyết định chiến lược cho doanh nghiệp và thậm chí là các quyết định hoạt động hàng ngày, tuyên bố tầm nhìn không chỉ mang lại cho bạn nguồn cảm hứng, định hướng mục tiêu bạn cần đạt được mà còn cung cấp nguồn năng lượng cần thiết để tiếp tục tiến lên khi bạn cảm thấy khó khăn.

Để biết bản tầm nhìn có đi vào cuộc sống của doanh nghiệp không thì bạn hãy hỏi một nhân viên hay thành viên ban lãnh đạo về tầm nhìn của tổ chức mình. Nếu họ không biết thì đấy chính là lúc bạn cần phải nghiêm túc nhìn nhận lại việc này. Nếu một tầm nhìn chỉ được đặt trên Website mà không ai nhớ thì nó gần như không có giá trị với tổ chức ngoài việc để PR. Hãy luôn giữ cho tuyên bố tầm nhìn của doanh nghiệp sống động bằng cách xem lại nó thường xuyên và truyền thông tới các thành viên khác trong doanh nghiệp để truyền cảm hứng và thúc đẩy họ làm việc tốt hơn. Và để chuyển hóa tầm nhìn của tổ chức thành tầm nhìn của mọi thành viên trong tổ chức thì bạn nên thường xuyên hỏi tầm nhìn này có ý nghĩa gì với họ trong vai trò của mình và hàng ngày họ đóng góp cho tầm nhìn này như thế nào. Hãy lắng nghe và trao đổi công bằng với họ. Mọi người sẽ cùng phấn đấu khi họ tin tưởng và sở hữu tầm nhìn này.

Mục tiêu

Mục tiêu là bản tuyên bố cụ thể của một mốc quan trọng trong quá trình thực hiện chiến lược để doanh nghiệp thực hiện được tầm nhìn. Hãy tự hỏi, doanh nghiệp của bạn muốn ở đâu? Và khi nào doanh nghiệp muốn đến đó? Khi bạn và mọi người cùng thống nhất các mục tiêu cụ thể, thì công ty sẽ được thúc đẩy để tiến về mục tiêu đó.

Ví dụ về một số mục tiêu kinh doanh:
– Tăng tỷ suất lợi nhuận;
– Tăng trưởng doanh thu
– Tăng hiệu quả kinh doanh
– Tăng trưởng thị phần
– Cải thiện chỉ số khách hàng thiện cảm (NPS)
– Tăng chỉ số hài lòng của đại lý
– Cải thiện đào tạo nhân viên
– Tăng chỉ số gắn kết của nhân viên
– Cải thiện các chỉ số sản xuất xanh

Các mục tiêu này cần tập trung vào các khía cạnh quan trọng của việc thực hiện chiến lược. Tuy nhiên bạn không nên đặt quá nhiều mục tiêu vì sẽ làm ảnh hưởng đến sự tập trung của doanh nghiệp. Các mục tiêu cần thống nhất với chiến lược và không mâu thuẫn nhau.

Mục tiêu cần đáp ứng các tiêu chí sau:
– Đơn giản và dễ hiểu;
– Phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp để đạt được tầm nhìn;
– Phù hợp với các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp;
– Có sự linh hoạt để phù hợp với sự biến động của môi trường kinh doanh.

Mục tiêu được gắn với tầm nhìn. Nếu bạn liên tục đạt được mục tiêu của mình, nhưng tầm nhìn của bạn không đạt được thì đó là bạn đã đặt ra các mục tiêu sai.

Kế hoạch

Kế hoạch là một bản hướng dẫn cách thức thực hiện một lộ trình cụ thể để đạt được các mục tiêu đã xác định và qua đó đạt được tầm nhìn của doanh nghiệp.

Nếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bạn chỉ cần một bản kế hoạch tinh gọn cho việc kinh doanh nhưng nếu bạn là doanh nghiệp lớn hoặc sản xuất thì cần có kế hoạch đầy đủ mới có thể đạt được mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch kinh doanh luôn tiếp diễn và điều đó có nghĩa là bạn phải liên tục cập nhật, điều chỉnh nó cho phù hợp với biến động của môi trường kinh doanh và các vấn đề nội tại phát sinh.

Một bản kế hoạch chính thức bao gồm những phần:

– Tổng quan về ngành giúp bạn thấu hiểu môi trường kinh doanh, triển vọng ngành từ đó phát hiện các cơ hội tăng trưởng, động lực cạnh tranh và rủi ro kinh doanh của ngành kinh doanh;

– Phân tích thị trường sẽ tiết lộ cho bạn về các nhu cầu sản phẩm dịch vụ đã bão hòa hay là còn cơ hội phát triển tại thị trường mục tiêu để đưa ra quyết sách đúng;

– Phân tích đối thủ cạnh tranh sẽ giúp bạn đánh giá được điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ cạnh tranh và qua đó đưa ra định hướng marketing phù hợp nhằm thu hút thêm khách hàng từ đối thủ cạnh tranh;

– Kế hoạch quản lý đưa ra các yêu cầu về cấu trúc kinh doanh, phát triển nhân sự, kế hoạch giữ chân nhân tài, kế hoạch đào tạo và tuyển dụng thay thế;

– Kế hoạch vận hành mô tả các yêu cầu về cơ sở hoạt động sản xuất, trang thiết bị, tồn kho và nguồn cung ứng cũng như kế hoạch bảo trì – bảo dưỡng định kỳ;

– Kế hoạch tài chính (ngân sách): là một thành phần quan trọng của gần như tất cả các kế hoạch kinh doanh. Bạn có thể có một ý tưởng tuyệt vời về các kế hoạch tiếp thị, quản lý và điều hành tuyệt vời, nhưng nếu kế hoạch tài chính cho thấy doanh nghiệp sẽ không đủ tiền để hoạt động hoặc không có lãi thì kế hoạch kinh doanh này không có giá trị.

Dù bản kế hoạch kinh doanh không đảm bảo thành công cho bạn nhưng các doanh nghiệp lập kế hoạch có mức tăng trưởng nhanh hơn 30% so với các doanh nghiệp không làm. Việc lập kế hoạch chắc chắn sẽ cho doanh nghiệp lợi thế hơn trong việc kinh doanh.

Hành động

Bây giờ bạn đã có bản kế hoạch. Hãy thực hiện bản kế hoạch này một cách tích cực và bền bỉ để đạt được mục tiêu đã đề ra. Nhưng dù tài giỏi đến đâu thì bạn cũng không thể thực hiện một mình vì vậy bạn cần huy động mọi người, mọi nguồn lực cùng tham gia vào quá trình thực hiện kế hoạch.

Sự gắn kết của nhân viên thể hiện tình cảm, cảm xúc, tâm lý của họ đối với công việc. Tình cảm này chi phối các hành vi của họ, khiến họ tự nguyện, sẵn sàng rèn luyện bản thân để thực hiện tốt công việc được giao. Vì vậy, việc làm cho mọi người hiểu mục tiêu, cùng tham gia và gắn kết vào quá trình thực hiện kế hoạch là một khâu then chốt quyết định đến thành bại của bản kế hoạch. Vì vậy cùng với việc đưa mọi người cùng tham gia vào việc lập kế hoạch thì việc truyền đạt kế hoạch và “truyền lửa” đến từng nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng.

Không phải lúc nào nhân viên cũng có thể giữ vững nhiệt tình làm việc. Cần tìm hiểu rõ động cơ làm việc của nhân viên để có thể động viên khuyến khích họ một cách phù hợp trong công việc. Truyền lửa là một trong các kỹ thuật quan trọng để tạo động lực cho nhân viên trong hoàn cảnh kinh doanh cạnh tranh cao như hiện tại.

Theo nguyên lý Pareto 80/20, doanh nghiệp cần tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất nhưng trong quá trình thực hiện cùng luôn để ý đến việc thực hiện các mục tiêu khác. Nếu bạn làm được điều này thì khi đạt được những mục tiêu chính cũng đồng thời sẽ đạt được ít nhất 80% các mục tiêu khác.

Theo dõi kết quả

Bạn đang điều hành doanh nghiệp và nó không có nút “Bay tự động” như đang điều khiển một chiếc boeing đời mới. Vì vậy bạn cần phải tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra. Nhưng việc hành động theo kế hoạch đòi hỏi một sự nỗ lực rất lớn trong việc phối hợp và tương tác giữa các bộ phận/cá nhân với nhau. Vì vậy, bạn phải theo dõi sát sao các hành động của từng bộ phận/cá nhân để kịp thời cung cấp những nguồn lực cần thiết và đảm bảo họ hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Nhà Chính trị gia Hoa Kỳ Benjamin Franklin đã nói: “Nếu bạn thất bại trong lập kế hoạch, bạn đang lập kế hoạch cho thất bại”. Nhưng nếu không theo dõi được hành động thực hiện kế hoạch thì không chắc chắn bạn sẽ đạt được mục tiêu. Các hành động phải được kiểm tra thường xuyên theo lịch trình cụ thể để xem liệu các bộ phận/cá nhân có thực hiện đúng kế hoạch không. Nếu các hoạt động ấy không đúng hướng thì bạn cần phải đưa nó trở lại hoặc có giải pháp thay thế.

Để có thể thực hiện và theo dõi được thì bản kế hoạch cần chia thành từng giai đoạn nhỏ và có chỉ tiêu đánh giá cụ thể tạo thành các mốc (milestones). Người thực hiện sẽ căn cứ vào từng mốc cụ thể để xem xét và xây dựng các chương trình hành động và cách thức theo dõi, đo lường cho phù hợp. Yêu cầu về khả năng theo dõi ở mọi bước trong quy trình lập và thực hiện giúp cho kế hoạch được cụ thể thay vì “bay bổng trên bầu trời”. Một điều tưởng như đơn giản nhưng thường thiếu trong mốc thực thi là “Ngày hoàn thành – Deadline”. Xác định khi nào chúng ta phải hoàn thành là một trong những yếu tố quan trọng trong khả năng theo dõi.

Quá trình theo dõi không quá phức tạp hay khó khăn nhưng nó cần được thực hiện thường xuyên và tập trung theo một quy trình thống nhất. Các bộ phận/nhân viên đều có quy trình theo dõi tại chỗ và đánh giá theo tuần, tháng, quý và hàng năm để đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng kế hoạch.

Các đánh giá hàng tuần giúp cho người thực thi biết được mình đã làm đúng chưa, có sai sót gì cần được loại bỏ, có vướng mắc gì cần được tháo gỡ để giúp cho cả guồng máy hoạt động trơn tru.

Các đánh giá quý giúp bạn biết doanh nghiệp đang ở đâu, những gì đã hoàn thành, những gì chậm tiến độ và những gì đang chệch hướng. Đây cũng là thời điểm tốt để xem xét các giả định làm cơ sở cho việc lập kế hoạch đầu năm có còn đúng hay không để điều chỉnh. Hãy nhớ kế hoạch là tài liệu sống cần phản ánh thực tế chứ không phải một bản kế hoạch chết. Một số câu hỏi nên được hỏi trong các đánh giá hàng quý của nhóm điều hành là:

– Thực trạng của việc đạt mục tiêu?
– Có đạt hoặc không đạt tiến độ so với thời gian thực hiện?
– Nếu không đúng tiến độ thì tại sao?
– Những thách thức doanh nghiệp đang gặp phải là gì?
– Điều gì đã và đang cản trở việc thực hiện kế hoạch?
– Nhân viên có tích cực tham gia và được cung cấp đủ nguồn lực không?
– Thời gian dự kiến có phù hợp với thực tế?
– Có cần thiết cập nhật lại tiến độ thời gian không? Tại sao?
– Nếu không đạt tiến độ thì giải pháp của bạn là gì?
– Nếu đang đạt tiến độ thì bạn có thể làm gì để đạt tốt hơn?

Các đánh giá thường niên là thời điểm tốt để có cái nhìn mới về kế hoạch và tiến hành điều chỉnh chiến lược:

– Đánh giá về những thành tựu
– Hiểu những gì không đạt được và tại sao
– Tiến hành phân tích SWOT hành động và xem những gì đã thay đổi trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.
– Bắt đầu quá trình theo dõi và xem xét lại chiến lược

Bản kế hoạch chiến lược là tấm bản đồ hướng tới tầm nhìn của doanh nghiệp. Việc theo dõi và xem xét thực hiện kế hoạch một cách thường xuyên giúp bạn đảm bảo các mục tiêu đề ra là thực tế và mọi người hành động một cách tốt nhất. Bạn cũng có thể khám phá những câu chuyện thành công và nhân rộng nó ra toàn bộ doanh nghiệp. Cơ chế theo dõi giống như là GPS của các kế hoạch vì nó cho chúng ta biết nếu chúng ta đang ở trong hoặc ngoài lộ trình.

Tiếp nối 5 bước trên còn những khâu nào giúp bạn lãnh đạo thành công? Hãy đón đọc trong phần 2 của chủ đề này nhé!