Ngành gia dụng tại thị trường Việt Nam – Tiềm năng nhưng cũng đầy thách thức
Đối thoại thẳng thắn
Nội dung bài viết :
- Coach hậm hực nhắn tin: Dear Em, Anh rất muốn hỗ trợ EM thực hiện các bài tập Goal setting để giúp đạt được mục tiêu. Tuy nhiên một trong những nguyên tắc rất quan trọng của chương trình này là tính cam kết, đặc biệt là làm bài tập và trách nhiệm giải trình. Tuy nhiên tuần này anh chưa nhận báo cáo và cũng không nhận được bất cứ thông báo nào khác. Vì vậy tuần này chúng ta không thực hiện buổi coach tiếp theo nhé. Anh đang không rõ điều gì ngăn cản sự cam kết của Em nhưng rất mong Em sớm quay lại thực hiện quy trình. Trân trọng!
- Newbie ngạc nhiên: Hi anh. Hình như có sự nhầm lẫn về thời gian báo cáo. Anh gửi em yêu cầu là trước 8h30 ngày mai mà.
- Coach bực tức: Anh nói rõ là gửi trước buổi huấn luyện 24 giờ rồi mà.
- Newbie: Vâng đúng là anh có nói thế nhưng trong phần thông báo cuối giờ thì lại là trước 8h30 ngày mai. Coach: Ôi Anh xin lỗi. Anh gửi nhầm yêu cầu.
- Newbie: Cũng tại Em thấy thay đổi mà không hỏi lại.
Đoạn hội thoại này là giữa mình và một cậu bạn về việc gửi báo cáo thực hiện các hành động trong tuần. Tuy chuyện rất đơn giản nhưng vì nhầm lẫn và không trao đổi thẳng thắn nên cả 2 bên có nảy sinh những cảm xúc tiêu cực. Rất may, hai anh em đủ trưởng thành để nhanh chóng vượt qua sự hiểu nhầm nhỏ này.
Trong cuộc sống, có những lúc chúng ta không hài lòng về nhau nhưng lại không nói ra. Nỗi ấm ức càng ngày càng lớn. Đến một ngày nỗi ấm ức trở thành mâu thuẫn làm sứt mẻ tỉnh cảm của mọi người. Trong công việc cũng vậy, chúng ta có nhiều vẫn đề khúc mắc cần giải quyết, nhiều cuộc trao đổi khó khăn. Chúng ta cần phải đối diện với những vẫn đề khó khăn đó và tìm ra cách giải quyết mà các bên cùng chấp nhận được.
Trong suốt thời gian làm việc tại ngân hàng, tôi cũng có nhiều buổi làm việc khó khăn như trao đổi về án kỷ luật với nhân viên, thậm chí là sa thải cũng như đàm phán với đối tác để thay đổi điều khoản trong hợp đồng hoặc trả nợ bị quá hạn. Cách mà chúng tôi thường làm là “đối thoại thẳng thắn” và tương đối hiệu quả. Một buổi đối thoại thẳng thắn bao giờ cũng có một số đặc điểm như sau:
Trực tiếp
Tôi nhận thấy rằng những buổi trao đổi khó khăn càng né tránh, đi vòng quanh vấn đề hoặc kéo dài cuộc trao đổi thì càng khó giải quyết. Cách giải quyết này đôi khi còn làm có cuộc trao đổi rơi vào bế tắc. Bạn cũng nên tránh cách trao đổi theo kiểm “bánh giầy giò” (khen chê khen) hoặc mở đầu bằng những lời khen ngợi. 2 cách này làm che mờ khuyết điểm và làm giảm hiệu quả của buổi nói chuyên. Cách tốt nhất là nhanh chóng đi thẳng vào vấn đề. Cách làm này có vẻ hơi phũ phàng nhưng hiệu quả và sút ngắn thời gian trao đổi dẫn đến ít tổn thương cho người đối diện nhất.
Ngôn từ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu
Ngôn ngữ trong trao đổi nên đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu để giúp các bên cùng hiểu chính xác thông điệp của buổi trao đổi. Bạn nên tránh chỉ trích, phán xét về nhân phẩm của người khác.
Thông tin cụ thể
Nên trao đổi trung thực và nêu rõ lý do vì sao lại có cuộc trao đổi này cũng như tại sao tôi lại tham gia. Nội dung trao đổi càng cụ thể, càng rõ ràng thì các bên càng dễ hiểu nhau. Cuộc trao đổi sẽ dễ đi đến đồng thuận.
Nội dung cần được chuẩn bị trước
Bạn không nên tùy tiện trong buổi trao đổi mà nên chuẩn bị trước nội dung và tâm thế để có kết cục như mong muốn.
Nội dung mình trao đổi cần rõ ràng. Chuẩn bị sẵn các câu trả lời mà đối tác có thể hỏi. Tôi thường áp dụng theo phương pháp 5W1H vào nội dung trao đổi. Phương pháp này giúp đầy đủ thông tin “việc gì? bởi tại làm sao? ở đâu? ai biết? khi nào? với ai?” (lục vấn) giúp người nghe hiểu được đúng thông điệp của người nói.
Tâm thế mà bạn cần duy trì trong suốt quá trình trao đổi là giữ năng lượng tích cực cao và sẵn sàng giúp đỡ đối tác để tốt lên.
Kiểm soát cảm xúc
Để có một buổi trao đổi chuyên nghiệp thì bạn cần phải giữ được bình tĩnh và kiểm soát được cảm xúc của chính mình trong suốt quá trình trao đổi. Thầy của tôi vẫn nói: “Cảm xúc đi lên thì trí thông minh đi xuống”. Nếu bạn để cảm xúc chi phối thì đối tác cũng sẽ bị tác động cảm xúc làm cho buổi trao đổi trở nên mất kiểm soát và đổ vỡ. Khi mất kiểm soát cảm xúc, bạn cần hít thở sâu với “hơi thở chánh niệm”. Điều này giúp cho bạn tái tập trung và bình tĩnh đón nhận “cú đánh hóc hiểm” của đối phương. Trong trường hợp quá căng thẳng, bạn có thể xin nghỉ giải lao để lấy cốc cà phê hoặc đi vệ sinh nhằm lấy lại bình tĩnh và quay trở lại tái lập bối cảnh của mình. Ngày trước, tôi hay để tình cảm cá nhân lấn át vì họ là nhân viên, đối tác nhiều năm. Tuy nhiên, công việc và tình cảm cá nhân nên tách bạch sẽ tốt cho các bên.
Việc kiểm soát cảm xúc không có nghĩa là bắt buộc phải lạnh lùng, nghiêm khắc, cố chấp. Đôi khi bạn cần chậm lại để lắng nghe và dành cơ hội để họ đặt câu hỏi. Có thể họ có lý do nào đó mà bạn chưa biết. Hãy thừa nhận là mình không biết và hỏi rõ vấn đề. Chú ý nghe khách quan và tìm kiếm những quan điểm trung hợp giữa bạn và đối tác để tìm ra tiếng nói chung. Bạn có thể đồng cảm với những lý do của đối tác nhưng luôn đạt mình vào đúng vị trí trong buổi trao đổi. Bạn cần trung thực, công bằng và can đảm để giải thích rõ các nguyên tắc trong công việc. Hãy yêu cầu thay đổi để họ tốt lên.
Bài viết có liên quan:
Cần có giải pháp có hậu hoặc lời khuyên thật tâm để cùng đi đến kết cục
Ai cũng phải gặp những buổi trao đổi khó khăn trong cuộc sống và công việc. Nếu lần tới bạn gặp phải buổi trao đổi khó khăn thì mong rằng những chia sẻ ở trên giúp cho buổi trao đổi ấy hiệu quả và đạt được kết cục tốt.
Theo Bùi Đỗ Mạnh
