10 bước để lãnh đạo tốt (Phần 2)

Ở bài phần trước, chúng ta đã cùng trao đổi 5 bước đầu tiên giúp các nhà quản lý lãnh đạo tốt. Trong bài viết này, hãy cùng điểm danh 5 bước còn lại là những gì nhé!

Link chi tiết: 10 bước để lãnh đạo tốt – phần 1 

Theo dõi và phản hồi

Con tàu của bạn đã rời bến và thực hiện hành trình đi đến tọa độ đã định. Trong suốt quá trình đi, con tàu chịu tác động của dòng hải lưu, của gió và sự sai lệch của các thiết bị dẫn đến chệch khỏi hải trình ban đầu. Là thuyền trưởng, bạn phải theo dõi để đánh lái về bên trái hay bên phải nhằm đưa con tàu quay trở lại lộ trình đã định. Có những lúc để tránh bão tố, lốc xoáy, đá ngầm, bạn phải quyết định đưa con tàu lệch rất xa so với hành trình đã định sẵn nhưng sau đó thiết lập lộ trình mới để con tàu về đích.

Con tàu doanh nghiệp của bạn cũng vậy. Nó đòi hỏi bạn, là chủ doanh nghiệp, phải thường xuyên theo dõi các chỉ số kinh doanh, chỉ số vận hành cùng với biến động của thị trường để đưa quyết định điều chỉnh kịp thời.

Là một người lãnh đạo, người quản lý, bạn cũng cần theo dõi kết quả và phản hồi cho từng nhân viên để họ tự điều chỉnh. Đây là cơ hội để bạn đưa ra lời khuyên, nhắc nhở mọi người về mục tiêu và củng cố tích cực cho những người đã thực hiện tốt cũng như tái định hướng lại cho những người đã lệch khỏi mục tiêu ban đầu. Sự quan tâm, theo dõi và phản hồi của bạn sẽ tạo động lực rất lớn cho nhân viên cùng theo đuổi mục tiêu chung của toàn công ty.

Huấn luyện

Huấn luyện là quá trình giúp nhân viên tập trung vào hiện tại để cải thiện kỹ năng cả về chất lượng và số lượng của một hành động cụ thể. Người lãnh đạo giỏi luôn tin rằng nhân viên sẽ có câu trả lời của riêng họ cho những vấn đề đang vướng mắc nhưng họ cần sự giúp đỡ để tự tìm ra câu trả lời. Đại đa số những trở ngại của nhân viên xuất phát từ nội tại hơn là lý do từ bên ngoài và ân bên trong mỗi một nhân viên đều có một tiềm năng to lớn nhưng vì nỗi sợ thất bại đã che mờ đi tất cả. Thông qua đối thoại, người lãnh đạo giúp nhân viên tự đặt ra mục tiêu cho mình và tự tìm ra cách tốt nhất để đạt được mục tiêu cũng như bộ lộ tiềm năng bên trong của họ. Người lãnh đạo không nói với nhân viên là làm thế nào nhưng thông qua đặt câu hỏi đúng họ đã giúp nhân viên tự mở khóa tiềm năng của chính mình và tìm ra cách để giải quyết vấn đề.

Quá trình huấn luyện nhân viên được thực hiện thông qua những buổi họp, buổi trao đổi 1:1 với nhân viên. Tại phiên huấn luyện, người lãnh đạo chủ yếu lắng nghe nhân viên trình bày và chỉ đặt các câu hỏi làm rõ vấn đề, các câu hỏi gợi mở mang tính khách quan. Trong quá trình huấn luyện nên tránh các câu hỏi dẫn dắt hoặc mang tính phán xét. Nhân viên tự trả lời những câu hỏi này và trong quá trình tìm câu trả lời họ sẽ tự tìm ra giải pháp để đạt được mục tiêu.

Cách làm này đạt được 3 kết quả:

• Giúp nhân viên tự tìm được giải pháp phù hợp với chính năng lực của mình
• Giúp nhân viên tăng động lực và tự tin. Khi cảm thấy tự tin hơn về những gì đang làm, họ sẽ sẵn sàng làm điều đó nhiều hơn.
• Hình thành phương pháp để tự giải quyết các vấn đề phát sinh khác.

Bước huấn luyện là một bước quan trọng vì nó giúp bạn xây dựng được đội ngũ nhân viên năng động và giàu năng lượng.

Quản lý tài nguyên

Hàng ngày, bạn thường xuyên nghe nhân viên phàn nàn về việc thiếu nguồn lực hỗ trợ. Bạn cũng biết là ở bất cứ đâu trên hành tinh này thì tài nguyên luôn hữu hạn và đắt đỏ. Vì vậy bạn cần yêu cầu nhân viên ngừng đổ lỗi và hướng dẫn họ thực hiện các công việc dựa trên các nguồn lực hiện có.

Tài nguyên là toàn bộ không gian, thời gian, công nghệ, ngân sách, con người hay là bất cứ thứ gì cần thiết của doanh nghiệp dùng để thực hiện mục tiêu đã đề ra. Bạn cần quản lý các nguồn lực này như những tài nguyên ít ỏi cuối cùng còn sót lại trên trái đất này. Mọi sự lãng phí đều bắt bạn phải trả giá bằng tiền hoặc bằng vận mệnh của doanh nghiệp. Quản lý tài nguyên chính là tập trung vào việc tối ưu hóa và hiệu quả trong hoạt động. Khi bạn biết cần làm gì để công việc hoàn thành cũng là lúc bạn cần lên kế hoạch phân bổ và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.

Việc quản lý tài nguyên tốt sẽ giúp bạn:

• Tránh được những trục trặc không lường trước: Việc lập kế hoạch sử dụng tài nguyên giúp bạn phát hiện các lỗ hổng, các điểm tắc nghẽn và xử lý trước khi chúng xảy ra.
• Ngăn chặn sự kiệt sức: Quản lý tài nguyên hiệu quả giúp bạn không phạm phải lỗi phân bổ quá nguồn lực hiện có hoặc phụ thuộc vào các nguồn lực bên ngoài.
• Xây dựng tính minh bạch: Việc lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực làm căn cứ cho các bên thực hiện kế hoạch sẽ thể hiện tính minh bạch trong việc quản lý tài nguyên. Tài nguyên sẽ được phân bổ tới những nơi cần và hiệu quả.
• Đo lường hiệu quả: Bạn có thể theo dõi và đo lường hiệu quả của công việc so với kế hoạch qua đó biết được bộ phận nào đang thực hiện tốt công việc của mình.

Việc quản lý tốt nguồn tài nguyên sẽ giúp cho bạn thực hiện công việc một cách hiệu quả với chi phí tối ưu nhất. Nếu những hoạt động này được “thụ phấn” ra toàn bộ doanh nghiệp thì nó sẽ trở thành một công cụ rất mạnh mẽ giúp cho bạn chiến thắng trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Tạo động lực

Bạn trải qua 8 bước của mô hình lãnh đạo 10 bước. Chỉ cần thực hiện đúng và đủ các bước này thì bạn và đội nhóm của bạn đã có động lực rồi. Với bước thứ 9 này, bạn sẽ tạo thêm nhiều động lực hơn cho bản thân mình và nhân viên.

Có lúc nào đó, bạn đã đặt ra câu hỏi: Làm thế nào để mọi người đi theo sự dẫn dắt của bạn? Làm thế nào để khiến họ tràn đầy năng lượng và lan tỏa cho nhiều người khác? Làm thế nào để mọi người sáng tạo ra nhiều cách làm mới hiệu quả hơn? Hơn 22 năm làm lãnh đạo tôi vẫn thường xuyên tạo động lực cho mình và đồng đội thông qua sự hô hào, thúc đẩy, khích lệ động viên và tự mình làm hình mẫu để đốc thúc mọi người cũng thực hiện. Nhưng dần dần, tôi ngộ ra rằng mình không thể thúc đẩy người không muốn làm.

Về cơ bản, mọi người đều có động lực nhưng họ có động lực liên quan đến những nhu cầu khác nhau. Hầu hết các nhân viên có khả năng tham gia vào công việc theo các cách khác nhau. Để hiểu họ, bạn cần nói chuyện với về công việc, về định hướng, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty và cả cuộc sống. Hãy lắng nghe họ nhiều hơn để biết họ mong muốn gì và từ đó tạo ra môi trường làm việc cởi mở để họ có thể tự tham gia vào. Hãy tin tưởng và dám chấp nhận rủi ro khi giao việc thách thức để họ được thử sức. Khi đó bạn sẽ tạo ra môi trường, công việc mà mọi người muốn tự thực hiện với cam kết cao nhất. Bạn hãy loại bỏ các rào cản, các hành động gây tụt động lực của nhân viên như sự áp đặt, thiếu tin tưởng, thiếu minh bạch, thiếu công bằng… Lúc này, bạn sẽ cảm thấy may mắn khi không còn phải đi dụ dỗ, thúc ép mọi người nữa.

Hãy để ý đến tất cả nhân viên của mình vì những người có động lực tốt sẽ tạo ra và lan truyền năng lượng tích cực trong công việc nhưng những người bị tụt động lực sẽ lây lan tâm lý tiêu cực sang những người khác và hút hết năng lượng tích cực của mọi người.

Kỹ thuật quan hệ

Nếu bạn search trên internet lý do vì sao nhân viên nghỉ việc thì lý do đầu tiên sẽ là “mối quan hệ không tốt với sếp”. Tìm được nhân viên giỏi đã khó, giữ được nhân viên giỏi còn khó hơn. Khi nhân viên không muốn gắn bó lâu dài thì đây là lúc bạn nên nói chuyện để lắng nghe tâm tư nguyện vọng của họ. Không lãnh đạo nào có thể buộc nhân viên phải gắn bó cũng như cam kết với công việc của họ nhưng bạn có thể tạo ra cơ hội để họ làm điều đó tại doanh nghiệp của mình. Mức độ gắn kết của nhân viên với công việc liên quan trực tiếp đến việc họ đánh giá như thế nào đối với người lãnh đạo trực tiếp của họ.

Hầu hết nhân viên không có mối quan hệ tích cực với lãnh đạo của họ. Theo khảo sát của Oracle Human Capital Management với 5000 nhân viên toàn cầu thì chỉ có 47% nhân viên cho biết các nhà lãnh đạo của họ luôn sẵn sàng và dễ tiếp cận và chỉ có 44% cho biết họ có niềm tin vào lãnh đạo của công ty. Báo cáo này cũng chỉ ra rằng những nhân viên có mối quan hệ làm việc chặt chẽ với người quản lý mới có nhiều khả năng tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của họ và có cảm giác hạnh phúc hơn trong công việc. Ngày nay, ngoài tiền lương thì nhân viên mong muốn được học hỏi, muốn có cảm giác thân thuộc và hạnh phúc trong công việc. Vì vậy, nhiệm vụ của bạn và các cấp quản lý dưới bạn là tạo lập các mối quan hệ thân thuộc thông qua các buổi làm việc trực tiếp, truyền đạt giá trị đóng góp của nhân viên, luôn sẵn sàng và dễ tiếp cận cũng như tự mình làm tấm gương tốt trong công việc.

Để quản lý các mối quan hệ của mình một cách hiệu quả thì bạn hãy sử dụng 10 bước lãnh đạo này hàng ngày để tạo dựng niềm tin và xây dựng mối quan hệ, biết điều gì thúc đẩy mọi người và bạn sẽ có một đội ngũ gắn kết và trách nhiệm.
Khi thực hiện 10 bước lãnh đạo, bạn cần chú ý:

– Trong thực tế, các bước này không phải là đường thẳng mà hoạt động linh hoạt và đồng thời.

– Mỗi bước tương tác với nhiều bước khác khi bạn thực hiện chúng.

– Hãy xác định cách bạn sẽ sử dụng Mô hình lãnh đạo mười bước hàng ngày để tăng hiệu suất.

– Không có gì diễn ra trong lãnh đạo và quản lý mà không được đề cập trong một trong mười bước này.

Bây giờ bạn đã thực hiện 10 bước lãnh đạo và có thể trải nghiệm phần thưởng ngọt ngào của nó.

Chúc các bạn thành công!

Theo Bùi Đỗ Mạnh